A medida que la ciudad de Fort Worth continúa expandiéndose, los funcionarios buscan formas de mejorar los procesos cívicos en lugar de mantener el statu quo. Un área de preocupación es el proceso de Certificado de Ocupación (CO).
El Departamento de Servicios de Desarrollo (DSD) de Fort Worth está tratando de que los residentes se muden rápida y fácilmente simplificando el proceso de solicitud.
Un CO es un documento proporcionado por la Ciudad que certifica que una estructura es habitable según el tipo de propiedad, su uso legal y su cumplimiento con todos los códigos de vivienda y construcción.
Cada estructura debe pasar una inspección final antes de que las ciudades proporcionen un CO.
El DSD trabajó con representantes del Comité Asesor de Desarrollo, grupos inmobiliarios locales, firmas consultoras y otras partes interesadas para investigar cómo Fort Worth puede facilitar la obtención de un Certificado de ocupación.
Los expertos en Lean Six Sigma consultaron con estos representantes para ayudarlos a identificar, definir, medir y analizar problemas potenciales en el proceso y optimizar posibles soluciones.
El grupo creó un Proceso de Cédula de Habitabilidad Plan de Iniciativas de Mejora Continua, describiendo posibles mejoras y soluciones al sistema actual.
“Era importante para nosotros incluir todas las voces de nuestros clientes cuando buscamos progresar”, dijo el director de DSD, DJ Harrell. “Reunir a un grupo tan variado de personas nos brinda una visión mucho más clara y amplia de los deseos y necesidades de nuestros clientes”.
El plan destaca varias formas en que la Ciudad puede mejorar el procedimiento de permisos para facilitar la sinergia y lograr un mayor nivel de servicio al cliente.
“El propósito de este proyecto fue identificar y eliminar desperdicios, aumentar la cooperación departamental,
evaluar y disminuir el tiempo del proceso, y aumentar la transparencia asociada con el proceso de solicitud de CO”, dice el documento.
El próximo paso en el proceso es la aprobación de los ejecutivos de la Ciudad antes de que estos procesos puedan implementarse internamente.
Según el DSD, su objetivo es una reducción del 50 % en las solicitudes anuladas o incompletas y una reducción del 25 % en las solicitudes de zonificación retenidas para fin de año.
El año pasado, los solicitantes presentaron 3,971 solicitudes de CO. De esos, 380 quedaron incompletos, según los datos. El DSD tiene como objetivo ver que esa medida del 10% se reduzca a la mitad para fines de 2022.
El DSD tiene un compromiso continuo para mejorar el proceso de permisos, y la Ciudad tiene la intención de contratar a un empleado de tiempo completo para ayudar a quienes presenten solicitudes en el futuro.
“Asegurar que nuestro servicio al cliente sea impecable y confiable es primordial”, dijo Harrell. “Aprecio mucho el arduo trabajo que continúan haciendo nuestra subdirectora Jennifer Roberts, el personal del departamento y otros miembros del grupo porque estos cambios y mejoras en el procedimiento de solicitud y permiso son solo el comienzo, no el final”.
